La démarche a débuté le 05 novembre 2019 avec la présentation au bureau de la situation des outils informatiques à la disposition de l’AVF Nantes pour gérer l’association. Il a été immédiatement décidé de s’engager dans un changement radical visant à rationaliser les taches et à sécuriser les données.
Grace à la participation très active d’une quinzaine de membres, les tests préalables à la validation du choix, puis la rédaction des modes opératoires et enfin la reprise et l’actualisation du fichier des adhérents ont pu être menés avec succès.
Le 02 mars 2020, au retour des vacances d’hiver, tout était en service pour permettre l’inscription des adhérents aux diverses animations.
La gestion du fichier des adhérents, les animations, la communication par messagerie intégrée et la comptabilité, tout est intégré dans un seul logiciel dont l’administration est partagée entre divers responsables et effectuée à l’AVF ou depuis chez soi, l’application étant totalement hébergée sur la plateforme Internet du prestataire cette configuration s’avère déterminant avec le long confinement actuel.
Deux nouveaux groupes sont actuellement à plancher sur le nouveau site internet de l’AVF, également intégré dans la nouvelle application assurant ainsi la reprise de l’existant. Les réunions de travail se déroulent en visioconférence avec meet.jit.si bien pratique car non limité en durée de connexion, simple d’utilisation et ne nécessitant aucune installation de logiciel.
Le site internet d’AVf Nantes, totalement développé et validé par les adhérents eux-mêmes, doit être finalisé pour le 15 juin. Il permettra alors de répondre aux souhaits des adhérents qui le souhaitent, et en particulier les plus éloignés: pouvoir ré-adhérer et s’inscrire aux animations depuis chez soi en payant avec sa carte bancaire avec des procédures totalement sécurisées. Mais surtout il donnera une information exhaustive sur nos missions et nos activités à toute personne souhaitant connaître les AVF et l’AVF de Nantes en particulier.
En six mois l’AVF Nantes aura procédé à sa révolution technologique!
Ce pari a pu être tenu grâce à l’engagement de tous et a encore renforcé les liens d’amitiés entre tous ces acteurs du changement.
L’AVF Nantes est bien évidemment d’accord pour partager son expérience avec toute AVF locale qui souhaiterait de l’information, une aide à la mise en œuvre et des modes opératoires.
Le président d’AVF Nantes
Joël de Cadenet
