L’objectif du règlement intérieur est de préciser de façon pratique les modalités de fonctionnement de l’association. Il devient un ensemble de références par rapport à l’organisation et au fonctionnement de l’association et de ses activités. Le présent règlement intérieur entrera en vigueur à compter de son adoption par le Conseil d’administration sur proposition du bureau et s’appliquera jusqu’à ce qu’il soit expressément remplacé par une nouvelle version sur décision du conseil d’administration de l’association sur proposition du bureau. Le présent règlement intérieur est rédigé en conformité avec les statuts. Dans le cas contraire, ce sont bien les statuts de l’association qui priment.
I – OBJET – COMPOSITION
Article 1. – Objet et moyens d’action Pour réaliser son objet, l’association pourra notamment, sans que cette liste soit limitative : ● Créer, mettre en œuvre, développer ou participer à des permanences d’accueil ouvertes à tous adhérents et non adhérents ; ● Mobiliser un large réseau de bénévoles dotés de profils permettant le fonctionnement de l’association ; ● Mobiliser des compétences externes dans des domaines complémentaires aux activités de l’association ; ● Créer, réaliser ou solliciter la réalisation d’enquêtes, de sondages, … ; ● Organiser et participer à toutes instances, groupes de travail, commissions, tables rondes… en lien avec son objet ; y nommer les représentants de son choix ; ● Mettre en place des actions de communication et de sensibilisation liées à l’objet de l’association et notamment administrer tout site Internet institutionnel AVF ; ● Élaborer et publier tout document et notamment tout support de communication (lettre, ouvrage, plaquettes, affiches, brochures, …) ; ● Organiser et participer à des congrès, journées nationales, conférences ou toute autre manifestation ; ● Élaborer des partenariats de toute nature avec tout organisme dont la collaboration pourrait lui être utile ; ● Recruter tout personnel pour la réalisation de son objet ; ● Offrir de manière permanente ou occasionnelle des produits à la vente ou des prestations de services entrant dans le cadre de son objet, ou susceptible de contribuer à sa réalisation. ● Organiser des sessions de formations adaptées aux besoins des bénévoles
Article 2. – Dispositions financières 2.1. Cotisations La cotisation est annuelle et valable pour la période du 1er septembre au 31 août. Le non paiement au 1er décembre entraîne la radiation de l’adhérent. Les nouveaux adhérents s’acquittent de leur cotisation au moment de leur adhésion. La cotisation sera divisée par deux plus 5€ (participation UNAVF et URAVF)pour toute adhésion après le 31 janvier. A compter du 1er juin, la cotisation payée par le nouvel adhérent comptera pour le reste de l’exercice et pour l’exercice suivant. Une fois versées, les cotisations et contributions sont la propriété de l’association. Lorsqu’il perd sa qualité de membre, ledit membre reste tenu au paiement des cotisations échues et de l’année en cours.
2.2. Exercice social a) Comptes et documents annuels : Il est tenu une comptabilité en recettes et en dépenses ou, si nécessaire, une comptabilité établie selon les normes du plan comptable associatif et faisant apparaître annuellement un compte de résultat avec situation de trésorerie et, le cas échéant, un bilan et une ou plusieurs annexes. Les comptes annuels sont tenus à la disposition de tous les membres, avec le rapport moral d’activités, le rapport financier, le rapport du membre désigné contrôleur aux comptes et le cas échéant, le rapport du commissaire aux comptes, pendant les quinze jours précédant la date de l’assemblée générale ordinaire appelée à statuer sur les comptes de l’exercice clos, ils sont consultables pendant les 2 permanences précédentes celle-ci. b) Contrôleur aux comptes : En tant que de besoin, l’assemblée générale ordinaire peut nommer un contrôleur aux comptes bénévole choisi, en dehors des membres du conseil d’administration (membre ou personne extérieure). Le contrôleur aux comptes établit et présente, chaque année, à l’assemblée générale appelée à statuer sur les comptes de l’exercice clos, un rapport rendant compte de sa mission
Article 3. – Composition
– Acquisition de la qualité de membre La qualité de membre bienfaiteur peut être donnée, sur décision du conseil d’administration, aux personnes physiques ou morales qui apportent sans contrepartie leur soutien financier ou matériel à l’association. Les membres bienfaiteurs sont dispensés du paiement d’une cotisation. Ils peuvent assister à l’assemblée générale, à titre consultatif.
II – ADMINISTRATION ET FONCTIONNEMENT
Article 1. – Conseil d’administration 1.1. Composition Le conseil d’administration sera composé d’un maximum de 13 administrateurs. L’assemblée générale vote, sur proposition du conseil d’administration, le nombre de postes à pourvoir. En cas de poste vacant pour quelque raison que ce soit, d’un ou plusieurs postes d’administrateur, le conseil d’administration peut pourvoir à leur remplacement par cooptation, ce qui concède à l’administrateur nommé, les mêmes pouvoirs que ceux attribués à la personne remplacée. Cette cooptation doit être ratifiée par la plus proche assemblée générale. Les administrateurs nommés à la suite de cette cooptation le seront pour la durée restant à courir du mandat de leur prédécesseur.
Article 2. – Le bureau et ses membres
2.1 Compétences Le bureau assure collégialement la gestion courante de l’association et veille à la mise en œuvre des décisions du conseil d’administration et de l’assemblée générale. Il peut prendre toute décision nécessaire au bon fonctionnement de l’association dans l’intervalle de deux réunions du conseil d’administration sous réserve d’en rendre compte lors de la prochaine réunion du conseil d’administration. En particulier, le bureau est compétent pour : ● Préparer le règlement intérieur et ses modifications à soumettre à l’approbation du conseil d’administration ● En cas d’urgence, décider d’engager toute action judiciaire ou autre action jugée utile à la défense des intérêts de l’association ● Il est possible de confier davantage de pouvoirs au bureau, notamment parmi les pouvoirs confiés aux membres du conseil d’administration.
2.2 Fonctionnement Le bureau se réunit aussi souvent que l’intérêt de l’association l’exige à l’initiative et sur convocation du président ou de l’un quelconque de ses membres. La convocation peut être faite par tous moyens, si possible 5 jours à l’avance. L’ordre du jour est établi par le président ou le membre ayant adressé la convocation.
2.3. Les membres du bureau 2.3.1 Président En complément des pouvoirs qui lui sont conférés en application des statuts, le président : – est habilité à ouvrir et faire fonctionner, dans tous les établissements de crédit ou financiers, tout compte et tout livret d’épargne – fixe l’ordre du jour du conseil d’administration – préside les réunions du bureau, du conseil d’administration et des assemblées générales – veille à ce que les membres du Conseil d’administration disposent d’un dossier sur chacun des points soumis à la discussion des administrateurs et ce dans un délai de 5 jours précédant la réunion dudit conseil
2.3.2 Trésorier Le trésorier assure la gestion financière de l’association. A ce titre, il est chargé : ● D’établir ou faire établir sous son contrôle chaque année les comptes de l’association, ● De solliciter toute subvention, ● D’ouvrir et faire fonctionner, dans tout établissement de crédit ou financier, tout compte et tout livret d’épargne,
● De procéder à l’appel annuel des cotisations ● De procéder, sous le contrôle du président, au paiement des dépenses et à l’encaissement des recettes, ● D’établir ou faire établir sous son contrôle, lorsque c’est nécessaire, un compte d’emploi annuel des ressources collectées auprès du public ● D’établir ou faire établir sous son contrôle, un rapport financier à présenter à l’assemblée générale ● D’établir ou faire établir sous son contrôle le budget prévisionnel annuel qui sera arrêté par le conseil d’administration puis approuvé par l’assemblée générale ● De tenir informés le bureau et le conseil d’administration de l’état des comptes, une fois par trimestre au minimum. Il peut déléguer ses pouvoirs à toute personne et notamment à un membre du Conseil d’administration de l’association, ainsi qu’à un salarié. Il peut, à tout moment, mettre fin aux dites délégations. Il informe les autres membres du bureau des délégations consenties.
2.3.3 Vice- Président Chargé d’accueil Le vice-président responsable Accueil des nouveaux (ex SNA), coordinateur de la mission de l’AVF, il est le garant de la mission AVF dans l’ensemble de l’association, il doit veiller à la qualité de l’accueil et des services , mettre en place et gérer l’équipe d’animation.
2.3.4 Secrétaire Général Le secrétaire général veille au bon fonctionnement matériel, administratif et juridique de l’association. A ce titre, le secrétaire général : – procède matériellement à la convocation du conseil d’administration et des assemblées générales – établit ou fait établir sous son contrôle, les procès-verbaux des réunions des assemblées générales, du conseil d’administration et du bureau – tient ou fait tenir sous son contrôle, les registres de l’association – procède ou fait procéder sous son contrôle, aux déclarations à la préfecture, et aux publications au Journal Officiel, dans le respect des dispositions légales ou réglementaires. En l’absence de secrétaire général, ces missions sont confiées au président ou à un autre administrateur.
Article 3. – autres missions du conseil d’administration 3.1. Responsable de la formation. Chargé de recenser les besoins de formation et de leur mise en oeuvre
3.2. Responsable de la communication Chargé de concevoir, rédiger et diffuser les différents supports de communication auprès du public.
3.3.webmestre Chargé de l’administration technique et éditoriale du site web.
3.4 Responsable des accueillantes Chargé de veiller à la qualité de l’accueil de toute personne se présentant aux permanences et de la coordination de l’équipe des accueillants.
Article 4. – Remboursement des frais des membres du conseil d’administration Les membres du conseil d’administration peuvent se voir rembourser leurs frais, sur présentation de justificatifs ; étant précisé que l’absence de justificatifs entraîne le refus de remboursement. Les remboursements de frais doivent faire l’objet d’une décision particulière du conseil d’administration pour toute somme supérieure à un montant déterminé par le conseil d’administration.
III -DISPOSITIONS DIVERSES
Article 1. – Fonctionnement de l’AVF Pays de Questembert L’AVF local doit organiser des permanences d’accueil : elles ont lieu tous les mercredis de 14h00 à 16h00 salle Alan Meur 56230 Questembert. La mission de l’accueillant est d’un an renouvelable après accord du conseil d’administration. Les accueillants se réunissent au moins 1 fois par an avec leur responsable. Les animateurs doivent être à jour de leur cotisation et se réunissent 1 fois par an avec leur responsable. Les accueillants et les animateurs se réunissent au moins une fois par an. Ces réunions font partie de l’engagement des accueillants et des animateurs. Les frais des membres du bureau, du conseil d’administration et de tout adhérent ayant une responsabilité au sein de l’AVF seront remboursés sur présentation de pièces justificatives et sur la base des dispositions arrêtées chaque année par le conseil d’administration. Exceptionnellement, pour l’organisation d’une formation ou d’une manifestation importante ou autre dans les locaux de l’AVF, une animation peut être supprimée. Aucune activité à but lucratif ne peut être exercée dans les locaux de l’AVF.
Article 2. – Animations, activités et sorties. Il est demandé la neutralité politique et confessionnelle au cours des animations et dans les locaux de l’AVF. Toute animation doit être un moment d’échanges, de convivialité et un support d’accueil pour les nouveaux arrivants. Les adhérents doivent avoir une attitude respectueuse entre eux et plus particulièrement envers les accueillants, les responsables d’atelier et les membres du conseil d’administration. Tout manquement fera l’objet d’une comparution devant les membres du conseil d’administration afin de permettre à l’adhérent de se justifier. En cas de faute jugée grave il pourra être prononcé à une exclusion temporaire ou définitive. Aucune quote part de cotisation ne sera remboursée. L’AVF a souscrit un contrat d’assurance en responsabilité civile qui couvre les accidents relevant de la responsabilité de l’association. Le règlement spécifique pour les adhérents marcheurs doit impérativement être respecté. L’adhérent n’a pas obligation de prendre une garantie individuelle accident. Lors des déplacements à l’extérieur de Questembert, une participation financière sera demandée. Toute personne transportant des adhérents dans sa voiture le fait à ses propres risques. La responsabilité de l’AVF ne peut être engagée.
Animations ponctuelles L’inscription est enregistrée dès qu’un chèque de réservation est déposé. Sauf cas de force majeure ou si l’adhérent peut se faire remplacer et sur décision du bureau, les conditions d’annulation sont les suivantes – En cas d’engagement financier de l’AVF auprès des prestataires le montant correspondant aux dépenses réelles sera définitivement acquis à l’association. – moins de 15 jours avant la manifestation une somme de 20€ sera retenue, – 7 jours avant, la somme versée à l’AVF reste acquise à l’association. RÈGLEMENT INTÉRIEUR APPROUVÉ PAR LE CONSEIL D’ADMINISTRATION du 5 avril 2023
